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Calcolo ratei e risconti: automatizza la rilevazione con il gestionale!

Il calcolo di ratei e risconti è una delle molte operazioni che complicano la gestione della contabilità aziendale, almeno per chi è meno esperto in materia.

Definire, con la fatturazione dei contratti, gli importi da imputare a rateo o, viceversa, a risconto è un’operazione in sé non troppo difficile da eseguire. Tuttavia, quando si lavora su più pratiche o in maniera non puntuale, aumentano le possibilità di errore e si possono verificare disallineamenti di ordine contabile di non poco conto, ovvero è facile arrivare a un calcolo risultato finale non aderente alla realtà.

In questa e altre operazioni, avere a disposizione un buon programma di gestione aziendale può fare la differenza. Un software adeguato può snellire le operazioni e ridurre il tempo da dedicarvi. Soprattutto, ha il potenziale per assicurare la rilevazione tempestiva e puntuale delle voci da mettere a bilancio e, in questo modo, la correttezza dei conti.

Un software come StartyERP, per esempio, riesce a eseguire in automatico la rilevazione di ratei e risconti di fine periodo o fine esercizio. In questo modo, semplifica notevolmente le procedure contabili e ne permette la gestione anche ai non addetti ai lavori.


Perché la rilevazione di ratei, risconti e altre operazioni può diventare problematica

Se la contabilità è materia complessa e delicata, la sua gestione in digitale può renderla meno ostica. L’intervento degli algoritmi di calcolo e la standardizzazione delle procedure, infatti, permette di semplificare molte operazioni comuni, al tempo stesso preservandone e anzi aumentando la precisione.

Un caso esemplare è quello delle rettifiche in fase di esercizio. Per esempio, l’inserimento anticipato di quote di costi o ricavi oppure, viceversa, la contabilizzazione di voci relative ad esercizi successivi a quello in corso.

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Operazioni del genere sono piuttosto frequenti in sede di fatturazione, nel momento in cui una pratica va imputata su più esercizi. Occorre quindi calcolare ratei o risconti, e tale calcolo può risultare impreciso per diverse ragioni.

  1. La rilevazione non viene eseguita in maniera tempestiva, all’atto della fatturazione, e si producono così imprecisioni quando, in seguito, l’operazione viene recuperata.
  2. Si adoperano strumenti poco adeguati, e di conseguenza il calcolo delle quote precise da imputare a rateo o risconto si fa più laborioso.
  3. La trasmissione dei dati di fatturazione è complicata da problemi di comunicazione tra i dipartimenti, tipicamente tra il settore vendite e quello amministrativo, e anche in questo caso si verificano imprecisioni e inesattezze.

In tutti questi casi, le conseguenze principali sono errori di conteggio e vari problemi di registrazione dei contratti. Più in generale, si ottiene una scarsa capacità di controllo delle procedure contabili e una limitata visibilità sulle stesse.


Risolvere le criticità automatizzando la rilevazione

I sistemi gestionali moderni possono risolvere queste e altre criticità. La digitalizzazione dei processi, in particolare appunto quelli contabili, incrementa l’efficienza e riduce i margini di errore, consentendo inoltre l’automazione di molte operazioni.

Nello specifico, un software adeguato può attivare la rilevazione automatica delle date inizio e fine periodo del servizio o canone erogati, già in fase di fatturazione in modo da dare chiarezza al destinatario da un lato e creare il presupposto per il calcolo di ratei e risconti. Questo semplice accorgimento offre la ragionevole certezza che l’assegnazione delle quote venga correttamente riferita agli esercizi di competenza.

StartyERP, per esempio, dispone di funzioni avanzate di gestione della contabilità, che consentono di automatizzare fino al 95% delle operazioni, tra cui appunto quelle relative a ratei e risconti.

Grazie alla automatica e preventiva definizione delle date di competenza, si ottengono in questo modo maggiore precisione, un minor carico di lavoro per chi è addetto alla contabilizzazione delle pratiche e, in sostanza, migliori risultati in sede contabile.

Il gestionale integra le diverse aree aziendali in un sistema centralizzato, e ciò permette anche di risolvere eventuali difficoltà di trasmissione dei dati da un dipartimento all’altro. La trasmissione dei dati si fa così più rapida e accurata, con un ulteriore efficientamento anche delle rilevazioni ai fini contabili.

Dato da non sottovalutare è infine quello di cui si parlava all’inizio, relativo alla semplificazione delle procedure. Un software come Starty ERP permette in questo senso di gestire la contabilità in autonomia, anche senza grandi competenze specialistiche.