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Come scegliere un software gestionale ERP in cloud?

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Come scegliere un software gestionale ERP in cloud?

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Devo scegliere un software gestionale. Da dove inizio?

Ad una prima valutazione, se ci limitiamo ad esaminare l'elenco delle funzionalità indicate dal produttore di software, ci rendiamo conto che i diversi programmi gestionali disponibili nel mercato hanno funzionalità molto simili, il che ci rende difficile la comprensione delle differenze tra un software e l'altro. I titoli generici spesso non aiutano a ben definire cosa fa un software.

Pensiamo a titoli come: gestionale contabilità, gestionale clienti, gestionale aziende, gestionale assistenza, gestionale produzione etc.. Sono titoli molto generici che dicono tutto e niente, che potrebbero generare molte aspettative da parte di chi sta valutando l'acquisto di un software gestionale.

 

Come selezionare i software gestionali

Proviamo a definire alcune categorie di prodotti software gestionali:

  1. Software specifici per alcune operazioni aziendali. Prendiamo ad esempio i programmi per emettere delle fatture, oppure per la gestione di una contabilità semplificata, programmi per acquisire gli ordini clienti etc. 

  2. Software pacchettizzati, offerti con i diversi moduli applicativi. Modulo vendite, modulo acquisti, magazzino etc. Solitamente si pagano le licenze per modulo e per utente.

  3. Software gestionali strutturati, cosidetti Software ERP, che provengono tipicamente da produttori Internazionali. Sistemi molto parametrici e flessibili, adatti a gestire organizzazioni che operano su più paesi e con processi aziendali a volte molto strutturati.

  4. Software Erp di classe Enterprise, adatti a grandi organizzazioni, pensati per gestire tutte le operazioni aziendali e in grado di assicurare un totale controllo del flusso di informazioni dell'intera organizzazione.  

[Hai poco tempo per leggere l'articolo? Scarica la guida all'acquisto di un software Erp

 

Tutto dipende dalla dimensione aziendale?

Assolutamente NO. Purtroppo le cose si complicano in quanto NON é assolutamente corretta l'equazione "azienda piccola = esigenze semplici". Al contrario, il dinamismo delle piccole imprese e la limitata disponibilità di risorse, impone a queste ultime di lavorare con strumenti molto flessibili e dai costi di implementazione contenuti.

Come fanno le piccole aziende che hanno budget molto più contenuti?

Premettiamo che, quando si parla di costi per un software Gestionale Erp, è necessario definire:

  • Licenze d'uso (richieste dai prodotti software proprietari)

  • Costi dell'infrastruttura Hardware e software di base dove installare i software gestionali (Il server centrale, il sistema operativo, licenze del database, dispositivo di backup etc)

  • Servizi di implementazione iniziale del sistema ed eventuali sviluppi di personalizzazioni (installazione del sistema, configurazione dei programmi, formazione agli utenti, analisi e sviluppo di procedure personalizzate).

  • Contratto annuale di manutenzione e supporto cliente (oltre al contratto del software gestionale, andrebbero previsti i costi del contratto di manutenzione del server + sistema operativo + database)

I costi delle licenze dei software gestionali Erp

Per quanto riguarda i costi delle licenze software, sempre per semplicità, con riferimento alle 4 categorie di software che abbiamo indicato precedentemente, prendiamo le seguenti fasce di prezzo:

  1. Dai 100 ai 500 Euro per utente

  2. Dai 1.000 ai 2.000 Euro per utente

  3. Dai 1.500 ai 3.500 Euro per utente

  4. Dai 2.500 ai 4.500 Euro per utente

Niente male per parlare solo di licenze!!!

Esattamente, anche perchè il semplice acquisto di un software gestionale Erp non serve a nulla se poi non è accompagnato da un servizio di implementazione e supporto.

Ad esclusione dei software che appartengono alla categoria 1, che solitamente si installano e si utilizzano in tempi rapidi e quindi non necessitano di particolari servizi iniziali di avviamento, per le altre categorie invece i servizi di implementazione ed in particolar modo la configurazione iniziale e la formazioni degli utenti, sono elementi importanti che spesso determinano il successo o meno del nuovo sistema gestionale.

 

I costi dei servizi di implementazione del software gestionale aziendale

Per l'azienda che già lavora con un software gestionale "pacchettizzato" e sente il bisogno di passare a qualcosa di più flessibile e adattabile ai processi aziendali, è consigliabile orientarsi verso i software Erp della fascia 3. In tal caso è necessario definire quali sono i processi aziendali che si vogliono gestire con il software Erp e quindi progettare un'implementazione del sistema compatibile con i bisogni definiti per ogni processo aziendale.

Proprio per la specificità di ogni azienda, non è facile definire un costo medio per i servizi di implementazione del software Erp. Tipicamente i fornitori internazionali di software Erp, dichiarano che il costo dei servizi di implementazione sono in misura del 50-60% del costo complessivo del progetto.

Ovvero se ipotizziamo di avere 10 utenti e acquistiamo un software commerciale che prevede un costo di licenza di € 2.000 x utente, abbiamo un costo di licenze di € 20.000, i costi dei servizi di implementazione potrebbero arrivare a circa 20-25.000 Euro. Parliamo dunque di un progetto da circa 50.000 Euro.... A questi costi vanno aggiunti i costi del contratto di manutenzione, solitamente calcolato nella misura del 15-18% del valore delle licenze, e il costo dell'infrastruttura Server che dovrà ospitare il software Erp...

Siamo fuori budget. Non si può spendere di meno?

Per abbattere drasticamente i costi del progetto Erp e dotarsi comunque di un sistema gestionale Erp flessibile e parametrico, è opportuno orientarsi verso le moderne soluzioni Erp Cloud. In questo modo si eliminano alcuni importanti costi di gestione e manutenzione dell'infrastruttura hardware (tutto viene gestito dal fornitore di servizio) e i tempi di implementazione sono decisamente più rapidi.

Vantaggi del software gestionale Erp in Cloud

Iniziamo con il dire cosa si risparmia con le soluzioni Erp in Cloud. Prima di tutto non è richiesta alcuna infrastruttura Hardware interna, con un semplice collegamento Internet e con qualsiasi PC dotato di un Browser Web si accede al Software Erp che gira sulla piattaforma Cloud. 

Nessun Server Aziendale da gestire?

Esattamente. Tutto viene gestito dal fornitore di servizio che si occupa di mantenere aggiornato il software, di controllare il funzionamento dei sistemi, di eseguire le operazioni di manutenzione e backup dei dati, gli aggiornamenti normativi.

Quanto costa tutto questo?

Il grande vantaggio del Cloud sta proprio nella flessibilità, puoi partire con pochi utenti, con versioni base e poi aggiungere nel tempo utenti e funzioni aggiuntive. Tutto questo in modo estremamente rapido e senza vincoli contrattuali pesanti. L'offerta Starty Erp Cloud di Mayking prevede infatti un canone annuale per utente. Un'offerta base per 3 utenti è attivabile con meno di 2.000 €/anno. 

Cosa comprende la quota del servizio ?

  • L'accesso al sistema H24 da qualsiasi PC tramite connessione Internet

  • Gli aggiornamenti di versione e quelli previsti dalle normative contabili

  • Il supporto tecnico e backup giornaliero dei dati

Con il Cloud si conoscono preventivamente i costi del servizio e tutte le attività sul sistema sono in carico al fornitore.

E i costi dei servizi di implementazione ?

Su questo aspetto vale quanto detto precedentemente, ovvero che il progetto iniziale di configurazione e formazione utenti dipende dalle esigenze del cliente, dalla necessità o meno di fare personalizzazioni.

I costi vengono determinati in misura del numero di persone da formare e del tipo di configurazione iniziale richiesta. Ad esempio, ipotizzando una configurazione base di Starty Erp e la formazione per 3 utenti, sono sufficienti 10 ore di formazione.

 


 

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