Una delle funzionalità che spesso viene richiesta dalle aziende che vogliono adottare la piattaforma Google Apps, è le possibilità di creare una rubrica di contatti condivisa. In particolar modo questa possibilità è molto richiesta dalle aziende che migrano da Microsoft Exchange a Google Apps. Con Exchange infatti è possibile creare le cartelle condivise e tra queste si possono creare cartelle di tipo contatti. In questo modo gli utenti possono accedere tramite l’Outlook alle cartelle condivise e cercare i contatti nella specifica cartella.
L’esigenza di poter condividere una rubrica di contatti può risultare utile per la condivisione dei numeri di telefono dei clienti o dei fornitori o in generale per tutti quei contatti aziendali che possono interessare più utenti.
Google Apps for Business purtroppo non prevede questa possibilità, per questo è necessario valutare soluzioni di terze parti. Tra le molte applicazioni disponibili nel marketplace di Google Apps, la nostra scelta è finita su Cloud Pages.
Cloud Pages permette di fare molte cose interessanti, ma visto che questo articolo è dedicato alla funzone di contatti condivisi, cerchiamo di capire cosa permette di fare Cloud Pages e perchè lo abbiamo scelto tra le soluzioni interessanti.
Schede contatto complete
Possibilità di creare schede contatto complete di tutte le informazioni utili, non solo i riferimenti anagrafici e numeri di telefono ma anche la possibilità di inserire più riferimenti email per un singolo contatto, più indirizzi, le competenze della persona, le relazioni con altri contatti, l’anteprima della mappa indirizzo nella scheda del contatto, l’indirizzo web e altri campi personalizzabili.
I dati si possono inserire manualmente o caricare tramite importazione di un file CSV.
Potente sistema di ricerca
Grazie alle avanzate funzionalità di ricerca, con Cloud Pages è possibile ricercare i contatti in modo semplice e veloce. Con la logica tipica delle ricerche sul motore google, anche su Cloud pages è possibile fare ricerche tipo: “fornitori pneumatici spagna” oppure “clienti vicenza”. In pratica è possibile ricercare per qualsiasi campo della scheda contatto.
Inviare mail e appuntamenti dalla scheda contatto
Con un semplice click posso inviare una mail al contatto o richiedere un appuntamento. Tutto direttamente dalla pagina del contatto
Copiare i dati del contatto nella rubrica personale di Gmail
Se desidero sincronizzare i dati del contatto con il mio smartphone, è sufficiente selezionare la funzione di copia del contatto sulla rubrica personale … e voilà !!
Oppure scaricare direttamente nel cellulare i dati del contatto utilizzando il QR code…Una foto con il telefono e i dati sono caricati in rubrica contatti.
Perchè abbiamo scelto Cloud Pages?
La funzionalità di cui parliamo oggi, ovvero “condivisione contatti” è disponibile nelle versione gratuita di Cloud Pages. Questo non è poco, soprattutto se consideriamo che molte altre soluzioni disponibili nel marketplace, richiedono il pagamento di licenze…
Cloud Pages dispone di funzionalità molto avanzate, in grado di supportare esigenze di aziende molto complesse con molti utenti. Grazie alla flessibilità della politica commerciale e al basso costo previsto per le funzionalità più avanzate, Cloud Pages è adatto a qualsiasi tipo di organizzazione. Di seguito le principali funzionalità disponibili in Cloud Pages:
- Gli utenti possono aggiornare i propri profili senza richiedere l’intervento dell’amministratore del sistema
- Possibilità di creare directory dipartimentali con delega di amministrazione e controllo
- Contatti condivisi
- Integrazione e sincronizzazione con Google Gruppi e Google+ Cerchie
- Single Sign on (consolidare l’accesso centralizzato con altre applicazioni aziendali)
- Gestione centralizzata delle firme email
Se desideri approfondire la conoscenza di Cloud Pages e vuoi iniziare ad utilizzare questo servizio nel tuo dominio di Google Apps, contattaci.
