Come può aiutarci il Software ERP nel processo di automazione delle attività?
Ragionando sulle attività aziendali, è necessario chiedersi quante di queste creino un effettivo valore aggiunto e quali, invece, siano attività ripetitive che potrebbero essere automatizzate, con notevole risparmio di tempo per tutta l’azienda. Il Modulo Automazione (Workflow) di Starty ERP, consente di fare proprio questo: risparmiare tempo e quindi denaro automatizzando operazioni altrimenti manuali.
In questo articolo vedremo come risparmiare tempo e aumentare la produttività grazie all’automazione; alla fine dell’articolo troverai anche un breve video dimostrativo del funzionamento del Modulo Workflow di Starty ERP.
Facciamo alcuni esempi concreti di automazione.
Pensa a quanto tempo passa il tuo back-office ad avvisare i venditori di azioni fatte su clienti da loro gestiti: ad esempio dell’emissione di un nuovo ordine di vendita o di eventuali insoluti su pagamenti attesi. Di controparte, ci saranno persone incaricate di sollecitare i pagamenti e di notificare al cliente l’evasione del suo ordine.
Grazie ai flussi automatici, è possibile demandare al sistema la notifica automatica al venditore di eventuali modifiche sul record di un suo contatto e l’invio di email di sollecito automatiche al cliente al presentarsi di insoluti.
O, ancora, con il modulo Workflow puoi impostare la notifica automatica al responsabile degli ordini a fornitore quando viene raggiunta una certa soglia di giacenza o quando l’ordine di acquisto non arriva nei tempi concordati con il fornitore.
Quante altre operazioni dallo scarso valore aggiunto ma comunque importanti per la sopravvivenza del tuo business compiono ogni giorno i tuoi dipendenti? I tuoi dipendenti non dovrebbero forse dedicare il loro tempo ad attività maggiormente strategiche per la crescita azienda, come ad esempio l’andamento degli ordini e del fatturato? Con il Workflow puoi impostare le regole e delegare tutte queste (e molte altre) tediose operazioni manuali al sistema ERP.
Come funziona il modulo Workflow
La parola Workflow significa letteralmente flusso di lavoro, e implica la gestione informatica e automatizzata di alcune delle azioni che concorrono alla realizzazione di un processo lavorativo. Con questa funzionalità, disponibile dalla versione Enterprise, potrai realizzare la massima automazione dei processi aziendali: grazie alla standardizzazione delle procedure, potrai raggiungere una maggiore velocità di esecuzione e controllo dei processi, e di conseguenza, un miglioramento del servizio clienti.
I flussi di automazione sono azioni automatiche che vengono azionate al verificarsi di eventi e/o condizioni definite. In questo modo, il sistema diventa proattivo nella gestione e nel controllo degli eventi di processo e semplifica e velocizza il lavoro delle persone.
Con il modulo Workflow è possibile attivare regole al variare di un dato o al verificarsi di una o più condizioni decise dall’utente.
Le regole possono essere ampiamente controllate grazie alla creazione di più filtri con condizioni specifiche.
E’ possibile stabilire regole automatiche su quasi tutte le principali azioni dell’ERP:
- Attività del CRM: appuntamenti, promemoria, note, email;
- Schede contatti e aziende;
- Opportunità;
- Ordini;
- Spedizioni;
- Fatture di vendita e di acquisto;
- Pagamenti;
- Prodotti.
Il modulo consente infine di impostare le seguenti azioni qualora si verifichino le condizioni inizialmente previste:
notifica all’utente del verificarsi della condizione (ad esempio, posso notificare al titolare quando un’opportunità ha avuto esito positivo);- invio di email al fornitore/agente/cliente (ad esempio, è possibile inviare al cliente una email automatica all’avvenuta spedizione di un suo ordine);
- cambio del valore di una proprietà (ad esempio, è possibile prevedere che tutti i contatti di una determinata zona vengano assegnati automaticamente ad un certo agente);
- inserire il contatto in una lista di marketing (ad esempio, qualora un contatto risulti inattivo diciamo da più di 6 mesi, posso inserirlo in un’apposita lista utilizzata dal marketing per azioni di follow-up).
Guarda il video per vedere il funzionamento dei Flussi di automazione di Starty ERP.
