Ho imparato negli anni quanto sia fondamentale conoscere lo stato di salute della mia azienda giorno per giorno. Rimandare una serie di controlli contabili, che sembravano improduttivi al contrario della quotidiana attività produttiva, è significato rilevare in ritardo un banale errore di gestione, come l’aver sbagliato la determinazione di un prezzo di vendita. Questo ritardo, sommato al casuale errore umano, è stato la causa di un fallimento imprenditoriale, con inevitabile passaggio intermedio di dipendenza dagli istituti bancari.
Cosa era successo a questa realtà?
Era stato ideato, per un nuovo cliente, un prodotto realizzato da scarti di produzione. Alla determinazione del prezzo di vendita era stato attribuito l’effettivo costo della manodopera e scarsissimo costo di materiale, in quanto appunto, venivano utilizzati scarti di magazzino, non altrimenti utilizzabili, fermi da tempo. Operazione tattica geniale: si era svuotato il magazzino di scarti, realizzando dei ricavi! Vendita con grande margine e gradimento del cliente.
E poi?
Il cliente, molto soddisfatto, ha ordinato nuovamente.
Dal reparto produttivo hanno iniziato ad ordinare materiale nuovo a prezzo pieno per la produzione e nessuno ha rifatto la valutazione dei costi. Le commesse di questo cliente, serio e puntuale nei pagamenti, hanno iniziato a prendere molto spazio nella produzione complessiva… ovvero, si è iniziato a lavorare sottocosto su gran parte dell’attività aziendale.
Cosa ha fatto scatenare il campanello dall’arme?
Pochi crediti clienti aperti e scarsa liquidità per onorare gli impegni con i fornitori, con un fatturato in crescita!
A suo tempo ero arrivato ad attribuire alle banche l’attributo di “socio occulto” di questa realtà, le quali non rinunciavano mai in alcun modo ai loro compensi maturati, diventando di fatto gli unici soci ad essere liquidati mensilmente.
I controlli contabili hanno ben presto fatto emergere il problema: il banale errore di uno dei titolari nella non ridefinizione dei costi di quel particolare prodotto. Ma era tardi, inesorabilmente tardi.
Di conseguenza credimi, anche se sei un piccolo imprenditore, che si appoggia al proprio commercialista per quanto concerne la contabilità ordinaria ed i vari adempimenti fiscali, sappi che non puoi attendere i resoconti periodici per sapere come stai andando e quale è lo stato di salute della tua impresa. Devi essere in grado di darti alcune risposte in modo immediato, in autonomia attraversi appunto controlli contabili.
In questa esperienza io ho ben compreso quali sono le risponde che un imprenditore deve essere in grado di darsi quotidianamente:
La mia impresa sta crescendo? Un trend di crescita su largo orizzonte temporale associato a buona redditività e sicuro incasso, è segnale positivo di crescita.
Le mie vendite sono redditizie? La marginalità lorda delle vendite è un valore che va dichiarato nel momento in cui si individua il prezzo di vendita, ma che poi va monitorato costantemente sotto diversi punti di vista. A bilancio diventa la percentuale di fatturato che rimane dopo aver tolto consumi, costo del lavoro e servizi. La percentuale deve essere conosciuta e verificata costantemente.
Ho un magazzino efficiente? Vanno tenuti sotto controllo tre diversi valori a misurare l’efficienza: i tempi medi di giacenza di magazzino di scorte, con i tempi medi di incasso dei clienti e i tempi medi di pagamento ai fornitori. Come dire, se incassassimo a 30 gg le vendite di merci che hanno giacenza media di 20 gg, pagando i fornitori a 90gg.. oltre ad una condizione ideale, avremmo un ottimo indicatore del “ciclo del capitale circolante”.
La mia realtà è solida? La solidità viene rappresentata dal rapporto tra capitale di terzi e capitale proprio: chiaro che più elevato è il ricorso a capitale di terzi, rispetto al capitale proprio, più alto è il livello di rischio d’azienda.
Risulto essere solvibile? O meglio, sono in grado di coprire i debiti attraverso i flussi di cassa generati dall’attività o sono costretto a ricorrere a finanziamenti? E quindi, quanto incideranno i costi degli interessi sulla redditività delle vendite precedentemente calcolata?
Nella situazione che vi ho raccontato sopra, le risposte alla domanda 2, 4 e 5 avrebbero iniziato ad essere negative fin da subito.
Per questo, anche se state lavorando con una piccola realtà, è meglio non accontentarsi di un software di sola fatturazione, tipicamente connesso al sistema del commercialista. Egli sarà portato a spingervi a questa soluzione che agevola notevolmente la sua attività, ma non sarà altrettanto in grado di darvi dei resoconti puntuali, ma solo settimane o mesi dopo l’accadimento degli eventi.
Anche se non abbiamo in azienda le competenze per la contabilità, un software gestionale cloud come Starty ERP permette la generazione automatica della contabilità grazie alla sola classificazione dei prodotti, senza necessità di competenze particolari. Come vedi, per avere il margine operativo, è sufficiente lanciare un bilancio in forma scalare già riclassificato. Il commercialista sarà comunque agevolato nell’importazione automatica delle fatture e tu sarai in grado i monitorare i tuoi progressi in autonomia!
